Hãy hình dung tình huống bạn là người quản lý của một khu vực đang gặp tình trạng năng suất bị sụt giảm, điều này gây gián đoạn cho các chuyền kế cận. Cả người quản lý và người nhân viên trực tiếp trên chuyền đều gặp khó khăn đúng không?! Chắc hẳn bạn sẽ luôn muốn họ luôn tận tâm dốc sức hoàn thành công việc, nghĩa là phải làm nhanh hơn, nhiều giờ hơn. Bản thân người nhân viên, người trực tiếp với công việc mỗi ca, ngày và đêm, và họ cũng có nhiều yếu tố khác ảnh hưởng đến kết quả như chất lượng vật tư, tình trạng thiết bị, các sự cố gián đoạn, môi trường làm việc, sức khoẻ cá nhân, tay nghề, tình trạng các mối quan hệ xung quanh, và cả vấn đề cá nhân của chính họ.
Áp lực kết quả sụt giảm này thường sẽ kéo theo những hệ luỵ đi kèm như mất tập trung, không làm đúng theo qui trình, bỏ bước để làm nhanh hơn, nhiều sai lỗi, gây rủi ro an toàn. Những áp lực này thường sẽ gây những ồn ào tranh cãi, mâu thuẫn, không hợp tác, và kết quả xấu đi.
Thông thường, chúng ta sẽ dễ bị rơi vào những kết luận đơn thuần như “nhân viên không tận tâm”, “không hết lòng vì công việc”, “tinh thần sụt giảm”, “thiếu động lực”, “tuân thủ an toàn bị xem nhẹ”, “áp lực công việc gây mệt mỏi”, … và không có giải pháp cụ thể nào cả.
Rõ ràng, trong tình huống này bạn sẽ cần bình tĩnh để nhận diện đâu là hiện tượng, đâu là vấn đề thực sự, và cần tìm hiểu nguyên nhân ẩn tàng là gì, và trong hoạt động đó có yếu tố “con người”, ý kiến và cảm nhận của người liên quan trực tiếp là rất quan trọng. Chắc chắn bạn sẽ cần dành thời gian để trao đổi cùng họ để có nhiều thông tin hơn để hiểu nguyên nhân của vấn đề, nhờ đó có thể có giải pháp cụ thể, xác đáng hơn.
Tại sao quan trọng cần nói chuyện, lấy ý kiến và cảm nghĩ của người có liên quan? nhằm thu thập thông tin quan trọng để giúp bạn có được toàn bộ câu chuyện trước khi quyết định những hành động quan trọng kế tiếp.
Đầu tiên, cần hiểu rằng hành vi thể hiện ra ngoài không bao gồm những phần ẩn chứa bên dưới rất quan trọng như thông tin, sự kiện, quan điểm, cảm xúc phức tạp bên trong của mỗi cá nhân .
Tất cả chúng ta đều có cảm xúc, phần thể hiện ra ngoài chỉ là một phần nhỏ của toàn bộ câu chuyện. Phần ẩn bên dưới của những thể hiện bên ngoài này thường gồm những sự kiện, thông tin, quan điểm, và cảm xúc phức tạp của cá nhân người ấy.
Đừng vội vàng kết luận!
(Don’t jump to conclusion!)
Thông thường chúng ta có khuynh hướng tiếp nhận các hành động hay hành xử bên ngoài như thông tin đầu vào, sau đó chúng ta “phán xét” hành vi này đúng/ sai dựa trên quan điểm của chúng ta và ...vội vàng kết luận.
- Hầu hết chúng ta đều có khuynh hướng liên kết các sự kiện, lọc bỏ những sự kiện nào đó (theo thiên kiến của mình), hoặc khuếch đại những ấn tượng nào đó trong quá khứ … và vội vàng kết luận.
- Vội vàng quyết định thường gây ra quyết định nhầm lẫn, hành động sai lầm và kết quả không như mong đợi.
Những điều này thường xảy ra một cách vi tế bên trong não, và thường nó diễn ra vô thức, tự động ngay cả bạn không nhận ra.
Đối xử với con người như những cá thể
(People must be treated as Individuals)
Điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng có thế giới quan này không đơn giản. Nếu quan sát chính mình và xung quanh, bạn sẽ nhận diện có nhiều phán xét đúng sai, đánh giá ai đó, hay hành vi nào đó thông qua chuẩn mực nào đó… Hãy nhớ lại một lần nào đó bạn vô ý phán xét hành vi con cái mình trong một cảm xúc tức giận. Cá nhân tôi mất nhiều thời gian để tự vấn về điều này.
Bản thân mỗi chúng ta không ai giống ai, chúng ta khác biệt nhau về rất nhiều thứ, bao gồm nền tảng giáo dục, gia đình, văn hoá, sức khoẻ, hoàn cảnh gia đình, tính cách, quan điểm,… Những điều đó khiến cho mỗi chúng ta là những cá thể khác biệt. Có một sự thật là quan điểm của chúng ta và quan điểm của người khác không giống nhau. Trong cùng một tình huống, mỗi chúng ta nhìn nhận dưới góc nhìn của riêng mình. Người khác họ cũng vậy, họ cũng có góc nhìn của họ. Hiểu điều này để chấp nhận rằng hệ qui chiếu là khác nhau, kỳ vọng có khác nhau.
Điều này quan trọng ra sao? Đây là điểm quan trọng giúp tạo mối liên hệ, kết nối, mở ra giao diện tôn trọng nhau.
Khi nói chuyện với cá nhân, cần để tâm đến các mục tiêu sau:
- có thêm thông tin về điều gì đã xảy ra?
- tìm hiểu thêm về góc nhìn của họ, hiểu xem họ đang cố gắng truyền tải thông điệp gì khi họ thể hiện hành vi như thế? Nói cách khác, chúng ta cần hiểu câu chuyện, phần ẩn bên dưới của những hành vi/ thái độ mà họ thể hiện;
- cá nhân anh/chị ấy sẽ có cơ hội được hiểu hơn về chính họ (thường phần này ẩn, và gây những cảm xúc lẫn lộn, gây bối rối cho chính họ), nhờ đó họ có thể tự điều chỉnh được hành vi cho phù hợp.
- khi ý kiến/ quan điểm cá nhân được chia sẻ và được lắng nghe, họ sẽ cởi mở trao đổi, đóng góp ý kiến, đề xuất giải pháp vấn đề, sẵn lòng tham gia cùng giải quyết vấn đề, mối quan hệ sẽ được cải thiện, kết quả sẽ tốt hơn;
Nói chuyện với cá nhân để thu thập ý kiến và cảm nghĩ? Những gợi ý
A. Thiết lập bối cảnh
- Nếu có thể, tìm thời gian phù hợp, nơi phù hợp để nói chuyện cùng.
- Bạn hoàn toàn có thể thiết kế trao đổi online – hoặc offline.
- Quan trọng là bạn chuẩn bị tâm thế bình tĩnh, có mục tiêu đúng.
- Điều quan trọng là bạn cần quản lý được cảm xúc của mình
B. TRAO ĐỔI VỚI THÁI ĐỘ TÔN TRỌNG và HỌC HỎI
- Kiểm tra tình trạng cảm xúc của bạn. Bạn đang có “bình tĩnh” để lắng nghe, trò chuyện? Nếu không, bạn sẽ cần tự điều chỉnh.
- Hãy để họ nói về điều quan trọng đối với họ, cho họ được chia sẽ/ bộc lộ những suy nghĩ ẩn chứa bên trong họ.
- Lắng nghe, đừng phán xét, hãy nhớ mục tiêu là bạn muốn hiểu câu chuyện, và quan điểm, ý kiến của họ.
- Quan tâm đến cảm xúc của họ. Khuyến khích họ nói về cảm nhận của họ. Tiếp nhận nó điềm tĩnh. Bạn muốn nghe những điều mà họ cần nói. Kiên nhẫn, và chờ họ nghe họ nói.
- Đừng ngắt lời. Khi họ đang nói, đó là lúc họ nói về chính họ, không phải là bạn!
- (“nhớ di chuyển đúng làn đường dành cho bạn”, đừng ngắt lời khi họ đang nói)
- Nếu bạn cảm thấy bạn bị kích động (ví dụ tức giận, sợ hãi, lo lắng), hãy nhận biết nó, quan sát và tò mò xem điều gì làm cho bạn như thế, và ý thức chịu trách nhiệm về những cảm xúc này điều này. Điều này giúp bạn quay trở lại cuộc trò chuyện.
Trong lúc nói chuyện, lưu ý tránh những điều này
- (Thuyết giảng) Nói với rằng họ nên cảm thấy như thế nào …
- Giả vờ/ cố thể hiện rằng (điều gì đó) là không quan trọng
- Ngắt lời họ
- Kể lể với họ rằng bạn cảm thấy ra sao (khi bạn không thực sự đồng cảm)
- Thúc đẩy cảm xúc của họ mà không am hiểu hay hướng dẫn cần thiết về an toàn thích hợp.
- Không xem trọng ý kiến hay cảm xúc của họ (nghe, nhưng thể hiện xem nhẹ)
- Gây áp lực cho họ bằng mọi cách
- Đổ lỗi
- Tò mò / Thọc mạch vào những tiểu tiết;
the LeanKata Vietnam 
Bình luận về bài viết này