the LeanKata Vietnam

Gemba walk – quản lý hiện trường, nơi quá trình đang diễn ra

Bạn cần vài giờ để di chuyển 100m ở lối vào nhà máy. Ngược lại, nếu hầu như bạn chỉ đi nhanh lướt-qua nó, không mất thời gian gì cả trên đoạn đường 100m đó, nghĩa là không ai cần bạn cả?!

It should take you hours to walk 100 meters each time to enter the factory. If it takes you no time at all to walk 100 meters that means no one is relying on you.

(Taiichi Ohno’s Management Workplace)

Câu này ví von rằng nếu bạn thực sự có kết-nối với những gì đang diễn ra trên thực địa hiện trường, bạn sẽ hầu như bận rộn rất nhiều với nó. Và ngược lại. Hãy thiết lập sự hiện-diện thực sự của bạn trên hiện trường.

Gemba Walk là gì?

Mô hình quản lý hiện trường dựa trên 3G gồm Gemba (real place), Gembutsu (real thing), Genjitsu (real data). Gemba Walk, tạm dịch đi đến nơi quá trình đang diễn ra/ nơi giá trị được tạo ra; và quan sát thực tế những hoạt động đang diễn ra tại hiện trường. Gemba Walk là một phương thức quan trọng trong công tác quản lý và điều hành.

Quan trọng ra sao? Nếu bạn chỉ ở văn phòng và đọc báo cáo, bạn sẽ có được những kết quả cuối tuần hay cuối ngày, đôi khi những con số trông có vẻ ổn nhưng liệu tình hình thực tế có thực sự ổn?! trường hợp báo cáo trông không ổn, bạn sẽ cần thay đổi hay điều chỉnh điều gì để kết quả nó tốt hơn?!. Hoặc đôi khi bạn sẽ thấy rằng mọi thứ hầu như “bình thường” nhưng thỉnh thoảng có những sự vụ biến động khó đoán?!

Nói cách khác, điều hành hay quản lý/ giám sát, bạn cần hiểu những con số này nó đang được thu thập ra sao, điều gì đang diễn ra trong quá trình có ảnh hưởng đến biến động tăng hay giảm, các yếu tố biến động đầu vào đầu ra của quá trình đang được kiểm soát ra sao… Hầu hết những điều này được ghi nhận “trễ” trên báo cáo cuối tuần hay cuối tháng.

Gemba walks là hoạt động trong lịch trình của quản lý. Gemba Walk không phải là những hoạt động theo dự án bắt đầu và sau đó kết thúc. Gemba Walk nó là một hoạt động diễn ra ngắn (khoảng 30-60 phút), có mục đích, thường xuyên (vài lần trong ngày). Tuỳ vị trí quản lý, đôi khi sẽ là hàng ca/ hàng ngày/ hàng tuần.

Tại sao Gemba Walk là hoạt động thường xuyên? Đừng mong rằng chỉ đi ngang một lần bạn có thể nắm bắt được bối cảnh (ngoại trừ rằng bạn đã có rất nhiều kinh nghiệm hiện trường). Thực tế luôn có rất nhiều hoạt động hay di chuyển đang diễn ra trong hoạt động vận hành liên tục, bận rộn, gồm cả những điều bạn dễ dàng nhìn thấy và cả những điều không hiển hiện trước mắt bạn. Thêm nữa, những điều quan trọng nó thường ẩn dấu, khó nhận biết.

Để thực sự hiểu điều gì đó và có thể thay đổi nó để trở nên tốt hơn, luôn cần sự quan sát, lắng nghe, và học hiểu về nó.

Gemba Walk hiệu quả – Đôi khi bạn sẽ nhận ra việc đi, nhìn ngắm, quan sát, trao đổi – rồi sau đó là gì. Bạn sẽ tự-hỏi “mình đã thu thập được gì?”. Bạn có thể gợi nhớ lại rằng bạn đã thấy điều này, điều kia, thấy hoạt động này, biểu hiện kia. Câu hỏi tự-vấn tình hình hôm nay ổn hay không ổn? có thay đổi gì cần lưu ý? điều gì đáng quan tâm? Bạn sẽ đặt vài câu hỏi với những người trực tiếp khi thấy sự vụ “Điều gì đang xảy ra?”, “sự vụ này có thường xảy ra?”, “anh/chị sẽ giải quyết việc này như thế nào?”, “anh/chị nhận định lý do là gì?”, “anh/chị có cần giúp gì không?” … những đối thoại này nó sẽ cho bạn thêm nhiều thông tin mà có lẽ không bao giờ xuất hiện trên báo cáo cuối ngày. Kế tiếp, bạn có nhận định gì với cái thấy này? điều mình mong đợi là gì? cần làm gì tiếp theo?

Đừng nhìn bằng mắt, hãy nhìn cùng với đôi chân (đi đến tận nơi). Đừng chỉ suy nghĩ với cái đầu, hãy suy nghĩ cùng với đôi bàn tay (nghĩ Và làm).

Don’t look with your eyes, look with your feet. Don’t think with your head, think with your hands. (Taiichi Ohno)

Trước khi đi Gemba Walk, bạn cần có vài chuẩn bị mục tiêu của lần quan sát này. Ví dụ như công đoạn nào, giá trị công đoạn này là gì? khách hàng (nội bộ) là ai? kết quả công đoạn này hiện tại ra sao? vấn đề gì nổi cộm cần lưu ý? Bạn sẽ muốn quan sát kỹ ở các vị trí có tồn kho (bán sản phẩm, sản phẩm), máy hư hỏng (gián đoạn), chất lượng (phế liệu/ tái chế),.. Bạn sẽ cần vài câu hỏi để hiểu về những gì bạn quan sát thấy, hiểu hơn về những gì họ làm và tại sao họ đang làm theo cách đó, họ đang gặp trở ngại gì.

Bạn có thể nhận ra một vài công đoạn quan trọng nhưng bạn chưa hiểu rõ?! Điều này là bình thường. Bạn có thể cần quay lại hiện trường và quan sát lại nhiều lần nữa, ở phạm vi hẹp hơn, chi tiết hơn, thời điểm cụ thể hơn. Đó là lúc bạn nhìn và thấy rõ hơn những gì đang thực sự diễn ra ở một tầng sâu hơn.

Gemba Walk là quá trình tìm-hiểu sự-thật, trong môi trường thực tế, với những tiếng ồn, con người di chuyển, vật tư cấp phát, máy chạy, và cách nhân viên họ truyền đạt thông tin cùng nhau, những quyết định tức thời tại hiện trường. Bạn nhận biết những điểm tắt nghẽn, gián đoạn, dòng chảy hàng hoá bị tồn ứ, những chờ đợi, gây ra sự chậm trễ, báo cáo hư hỏng vào cuối ngày hay cuối tuần.

Gemba Walk khuyến khích bạn tương tác với những người trực tiếp trên hiện trường, tương tác này giúp bạn có được sự hiểu biết và kết nối với công việc của họ.

Vấn đề, hay cơ hội cải tiến sẽ được nhìn thấy rõ nét hơn. Khi đó bạn sẽ muốn làm vài thử nghiệm (thực hiện một thay đổi nào đó trong phạm vi có kiểm soát). Ví dụ, có thể ý tưởng về một bảng cho biết thông tin đơn hàng kế tiếp, tiêu chuẩn nhận biết đạt/ không đạt thường bị nhầm lần.

Câu nói “Gemba Walk là phương thức của văn hoá cải tiến liên tục nhằm đạt được những thành tựu vượt trội”, nó đúng và thực tế. Có một lưu ý, Gemba Walk là kỹ năng, nó cần bắt đầu mang giầy vào, đi đến hiện trường, và quan sát.

Có rất nhiều điều thú vị hay ho luôn chờ đợi bạn tìm-kiếm ở hiện trường.

Thêm một điều nữa là rất có thể nơi hiện trường hiện nay của bạn chưa có sẵn thông tin, báo cáo, hay bảng biểu đo lường, hoặc cũng chưa có thông tin gì để bạn đọc – đây là hiện trạng và Gemba sẽ là khởi đầu tốt. Bạn là quản lý mới, hoặc bạn chưa có quản lý cấp trên hoặc những cấp đồng hành – Gemba là điểm bắt đầu để bạn giới thiệu mình với đội nhóm. Đó chính là bối cảnh hiện thực , nơi bạn bắt đầu.

Nếu bạn có quan tâm với những tình huống này, gửi comment bên dưới.

bài viết có liên quan giay-but-bang-va-tu-duy-hien-truong