the LeanKata Vietnam

Tổ chức học tập (hay Learning Organization), cụm từ này tương đối dễ dàng hình dung được về ngữ nghĩa “tổ chức” “học tập”. Learning Organization, tạm định nghĩa đó là hướng tới một tổ chức mà nơi đó tri thức được tạo ra, trao truyền, giữa các cá nhân/ phòng ba/ hay đội nhóm và được sử dụng hiệu quả.

Learning Organization là gì?

Tổ chức học tập là một tổ chức vượt trội tạo ra tri thức, tích luỹ tri thức, và trao truyền tri thức, và sau đó sử dụng tri thức và tiếp tục phát triển / tạo ra tri thức mới (hay thay đổi điều chỉnh nhận thức/ tư duy/ và hành động) phù hợp với môi trường/ nhu cầu khách hàng.

Tri thức của tổ chức, một số được lập thành tài liệu như chính sách qui trình, hướng dẫn,… tuy nhiên đây chỉ là một phần nhỏ. Phần lớn tri thức được tích luỹ bên trong bộ não tư duy của các thành viên. Bạn có thể hình dung nếu một tổ chức gặp sự cố các dữ liệu lưu trữ đột ngột biến mất nhưng đội ngũ nhân viên vẫn còn đủ; và hình huống các dữ liệu vẫn còn nguyên nhưng nhân viên nghỉ hết; Tình huống nào sẽ dễ hồi phục lại hoạt động động của tổ chức?! chắc rằng tình huống sau sẽ khó khăn hơn rất rất nhiều.

Learning Organization mang lại những gía trị gì cho tổ chức?

Nếu quan sát những sản phẩm máy chụp hình kỹ thuật số hiện nay, sẽ có ít người nhớ hoặc biết về những dòng máy ảnh phim của những năm 19xx. Hoặc khái niệm ngân hàng số giờ đã trở thành điều bình thường đang thay thế triệt để cho các giao dịch tại quầy. Thách thức thực sự ở thời điểm này chính là các thay đổi diễn ra rất nhanh và khó đoán, cùng với những nền tảng số phát triển không ngừng, những cái mới được tạo ra và giới thiệu dễ dàng hơn, tương lai trở nên là điều khó đoán hơn, do đó, thời đại này năng lực quan trọng được để cập là NĂNG LỰC THÍCH NGHI.

Ý niệm về SỰ THÍCH NGHI được hiểu là thích nghi với tương lai, xu hướng thay đổi, điều kiện môi trường cạnh tranh rất khác và khó đoán so với hiện tại.

(nguồn David Garvin, Harvard Business School)

Mỗi cá nhân hay tổ chức đều hành động hay ra quyết định dựa trên những thế giới quan, niềm tin, cách tư duy, cách làm quen thuộc (thường đã được thiết lập và vận hành phản xạ tự động như những chương trình chạy ngầm, hay còn gọi tập quán tư duy). Điều này cũng có nghĩa rằng Learning Organization có năng lực chất vấn những giả định, tư duy, cách thức (hiện tại) xem nó có phù hợp với bối cảnh hiện tại / xu hướng không?! và qua đó liên tục phát triển năng lực “học”, cải tiến, thay đổi để thích nghi.

Theo đó, bạn có thể dễ dàng hình dung ra rằng nếu tổ chức không hoặc ngừng học tập, điều gì sẽ xảy ra? Thích nghi kém, trì hoãn thích nghi, cứ nghĩ và làm theo những ngầm định, tập quán trước đây (Vì có thể họ đã rất thành công nhờ những điều này, nên họ càng có lý do cho rằng cách cũ rất ổn và không cần thiết phải thay đổi). Theo qui luật đào thải, cùng với sự phát triển của nền tảng số hoá, những sản phẩm đã từng được xem như thành tựu của thời trước sẽ đối diện với rủi ro biến mất nhanh chóng.

Learning Organization có những đặc điểm hay biểu hiện gì?

Điều dễ quan sát thấy ở những tổ chức này là họ luôn nhìn rõ và chấp nhận rằng môi trường cạnh tranh thay đổi, nhu cầu khách hàng thay đổi, bối cảnh thực tế đang diễn ra thay đổi, kiểu như họ luôn nhìn vào sự thật và tiến bước. Bạn có thể dễ dàng quan sát những đối thoại có ý nghĩa, những chia sẻ về những kiểu (cách thức) cũ không còn phù hợp nữa, và những nỗ lực tìm kiếm cách thức mới phù hợp hơn với xu hướng cạnh tranh mới, thách thức mới cần giải quyết. Bạn có thể thấy họ hoan nghênh với những nỗ lực tìm tòi tri thức mới, am hiểu và rèn luyện những năng lực mới.

Có một điều quan trọng nữa, “học tập” là năng lực cần của những con người bên trong tổ chức đó, theo cách nào đó, họ luôn mới, không ngừng dấn thân và học hỏi (trong môi trường tổ chức/ quản lý luôn ủng hộ quá trình của họ). Chính nhờ đó, các cá nhân luôn có động lực được tái tạo và phát triển.

Trong mô tả trên, bạn sẽ thấy tổ chức không chỉ sống với “kinh nghiệm” (những cách thức đã từng đúng ở điều kiện cũ, bối cảnh cũ), thay vào đó là năng lực khai mở “tri thức mới”, nghĩa là kinh nghiệm mới trong bối cảnh mới.

Learning Organization, tại sao nó nghe hay nhưng không nhiều tổ chức thành công với điều này?

Đây là câu hỏi khó nhằn, và có nhiều tài liệu đề cập về nó, vài gạch đầu dòng tôi tóm lược như sau:

– Chúng ta thoải mái với những gì quen thuộc, thay đổi tập quán tư duy là điều không dễ dàng;

– Tổ chức luôn muốn nhân viên họ có sẵn câu trả lời khi có vấn đề, nếu như thế, họ sẽ chỉ tôn vinh những “kinh nghiệm”, và nhân viên không có cơ hội học hỏi.

-Chúng ta thường chỉ “nhìn thấy” vấn đề trong khả năng giải quyết của chúng ta, chúng ta thường có xu hướng không nhìn thấy hoặc trì hoãn đối diện những vấn đề ngoài khả năng.

-Trao truyền tri thức đã tích luỹ nhiều năm tháng không phải là điều dễ dàng cho đi, đôi khi chúng ta vô thức trì hoãn nếu chúng ta cảm nhận rủi ro gây tổn thương đến vị thế, hay quyền lực tri thức.

Còn nhiều lý do khác nữa.

Tổ chức học tập cần những điều kiện gì?

Phần này sẽ đề cập về văn hoá học tập

– có nhiều mục tiêu thử thách, khó, nó đòi hỏi cần tri thức đội nhóm, và tri thức mới.

-cấp quản lý cam kết học tập và định hướng học tập có mục đích.

– môi trường (chính sách, thông lệ hành xử, các mối quan hệ) khuyến khích, hỗ trợ tích cực cho việc “học tập”

– các quá trình/ thực hành học tập được thiết lập bài bản, thực tế và có nguồn lực sẵn sàng hỗ trợ.

Một điều quan trọng được đề cập nhiều – tổ chức tạo tâm lý an toàn, đặc biệt cho phép nhân viên được phát biểu, đặt câu hỏi, và câu trả lời “TÔI KHÔNG BIẾT, nhưng tôi sẽ sớm tìm được câu trả lời” được chấp nhận.

Sách có nội dung có liên quan về Tổ chức học tập – The Fifth Discipline (tạm dịch là Nguyên lý Thứ Năm) của Peter M. Senge