the LeanKata Vietnam

Gemba walk – quản lý hiện trường, nơi quá trình đang diễn ra

Bạn cần vài giờ để di chuyển 100m ở lối vào nhà máy. Ngược lại, nếu hầu như không mất thời gian gì cả trên đoạn đường 100m đó, nghĩa là không ai cần bạn cả.

It should take you hours to walk 100 meters each time to enter the factory. If it takes you no time at all to walk 100 meters that means no one is relying on you. (Taiichi Ohno’s Management Workplace)

Gemba Walk là gì?

Mô hình quản lý hiện trường dựa trên 3G gồm Gemba (real place), Gembutsu (real thing), Genjitsu (real data). Gemba Walk, tạm dịch đi đến nơi quá trình đang diễn ra/ nơi giá trị được tạo ra; và quan sát thực tế những hoạt động đang diễn ra tại hiện trường. Gemba Walk là một phương thức quan trọng trong công tác quản lý và điều hành. Tại sao? Nếu bạn chỉ ngồi ở văn phòng và đọc báo cáo, bạn sẽ chỉ có được những kết quả trên giấy, đôi khi những con số trông có vẻ ổn nhưng liệu nó có thực sự ổn?! hoặc báo cáo trông không ổn nhưng bạn sẽ cần thay đổi hay điều chỉnh điều gì để kết quả nó tốt hơn?!. Nói cách khác, điều hành hay quản lý/ giám sát, bạn luôn cần phải hiểu những con số này nó đang được thu thập ra sao, điều gì sẽ có ảnh hưởng biến động tăng hay giảm.

Gemba walks là hoạt động trong lịch trình của quản lý. Gemba Walk không phải là những hoạt động theo dự án kéo dài nhiều ngày và sau đó kết thúc. Gemba Walk nó là một hoạt động diễn ra ngắn (khoảng 30-60 phút), có mục đích, thường xuyên (vài lần trong ngày). Tuỳ vị trí quản lý, đôi khi sẽ là hàng ca/ hàng ngày/ hàng tuần. Tại sao Gemba Walk là hoạt động thường xuyên? Đừng mong rằng chỉ đi ngang một lần bạn có thể nắm bắt được bối cảnh (ngoại trừ rằng bạn đã có rất nhiều kinh nghiệm hiện trường). Thực tế, luôn có rất nhiều hoạt động/ di chuyển đang diễn ra trong hoạt động vận hành, cả những điều bạn dễ dàng nhìn thấy và cả những điều không hiển hiện trước mắt bạn. Và thêm nữa, những điều quan trọng nó thường ẩn dấu, khó nhận biết.

Để thực sự hiểu điều gì đó và có thể thay đổi nó để trở nên tốt hơn, luôn cần sự quan sát, lắng nghe, và học hiểu về nó.

Gemba Walk hiệu quả? Đôi khi bạn sẽ nhận ra việc đi, nhìn ngắm, quan sát, rồi sau đó là gì. Bạn sẽ tự-hỏi “mình đã thu thập được gì?”. Bạn có thể nhớ lại rằng bạn đã thấy điều này, điều kia, thấy hoạt động này, biểu hiện kia. Kế tiếp, bạn có nhận định gì với cái thấy này? hay đơn giản là tình trạng vận hành hôm nay ổn hay không ổn? điều gì chưa rõ? kế tiếp cần làm gì?

Đừng nhìn bằng mắt, hãy nhìn cùng với đôi chân (đi đến tận nơi). Đừng chỉ suy nghĩ với cái đầu, hãy suy nghĩ cùng với đôi bàn tay (nghĩ Và làm).

Don’t look with your eyes, look with your feet. Don’t think with your head, think with your hands. (Taiichi Ohno)

Trước khi đi Gemba Walk, bạn cần có vài chuẩn bị mục tiêu của lần quan sát này. Ví dụ như công đoạn nào, giá trị công đoạn này là gì? khách hàng (nội bộ) là ai? kết quả công đoạn này hiện tại ra sao? vấn đề gì nổi cộm cần lưu ý? Bạn sẽ muốn quan sát kỹ ở các vị trí có tồn kho (bán sản phẩm, sản phẩm), máy hư hỏng (gián đoạn), chất lượng (phế liệu/ tái chế),.. Bạn sẽ cần đặt câu hỏi để hiểu về những gì bạn quan sát thấy, hiểu hơn về những gì họ làm và tại sao họ đang làm theo cách đó, họ đang gặp trở ngại gì.

Bạn có thể nhận ra một vài công đoạn quan trọng nhưng bạn chưa hiểu rõ?! Điều này là bình thường. Bạn có thể cần quay lại hiện trường và quan sát lại nhiều lần nữa, ở phạm vi hẹp hơn, chi tiết hơn, thời điểm cụ thể hơn. Đó là lúc bạn nhìn và thấy những gì đang diễn ra.

Gemba Walk là quá trình tìm hiểu sự thật, trong môi trường thực tế, với những tiếng ồn, con người di chuyển, vật tư cấp phát, máy chạy, và cách họ truyền đạt thông tin cùng nhau, những quyết định tức thời . Bạn nhận biết những điểm tắt nghẽn, gián đoạn, dòng chảy bị tồn ứ, những chờ đợi, gây ra sự chậm trễ, sai sót vào cuối ngày hay cuối tuần.

Vấn đề, hay cơ hội cải tiến sẽ được nhìn thấy rõ nét hơn. Khi đó bạn sẽ muốn làm vài thử nghiệm (thực hiện một thay đổi nào đó trong phạm vi có kiểm soát) để nhằm thay đổi điều đang diễn ra. Ví dụ, có thể ý tưởng về một bảng cho biết thông tin đơn hàng kế tiếp, tiêu chuẩn nhận biết đạt/ không đạt thường bị nhầm lần. Gemba Walk khuyến khích bạn tương tác với những người trực tiếp trên hiện trường, tương tác này giúp bạn có được sự hiểu biết và kết nối với công việc của họ. Câu nói “Gemba Walk là phương thức của văn hoá cải tiến liên tục nhằm đạt được những thành tựu vượt trội”, nó đúng và thực tế. Có một lưu ý, Gemba Walk là kỹ năng, nó cần bắt đầu mang giầy vào, đi đến hiện trường, và quan sát.

Có rất nhiều điều thú vị hay ho luôn chờ đợi bạn tìm kiếm ở hiện trường.

Lưu ý rằng rất có thể nơi hiện trường của bạn chưa được trang bị đầy đủ những thông tin, báo cáo, bảng biểu đo lường – nơi nó cho bạn bức tranh tương đối rõ quá trình hiện tại có ổn không, công đoạn nào cần lưu ý? hoặc bạn sẽ không có những quản lý cấp trên hoặc cấp đồng hành, hoặc người cấp dưới trả lời cho bạn những thông tin cần, ngay cả bạn cũng chưa biết phải nhìn cái gì và đặt câu hỏi gì với ai? Đó chính là bối cảnh hiện thực , nơi cần bạn bắt đầu với điều gì đó.

Nếu bạn có quan tâm với những tình huống này, gửi comment của bạn bên dưới.